A goal without a plan is just a wish.

Antoine de Saint-Exupéry

De weekplanner voor meer structuur in je leven.

Ben jij opzoek naar een praktische weekplanner die je helpt je doelen voor dit jaar te halen? Download de gratis weekplanner.

Van Natuur naar Structuur

“Bij Human Being Managment bestaat de valkuil om in de natuur-laag te blijven hangen. We blijven onszelf de vraag stellen ‘Wat maakt nou dat ik de dingen doe zoals ik ze doe’,” zei ik vol overtuiging. “Hierdoor vergeten we dat we ook moeten kijken naar de structuur en cultuur passend bij de missie, visie en doelen van jullie bedrijf.” De eigenaar en general manager knikte instemmend. We zaten in een stuurgroep-overleg en bespraken de resultaten van het project van afgelopen jaar. In dit project hebben we de HBM-filosofie meer handen en voeten gegeven in het bedrijf: alle 28 medewerkers, inclusief beide directeur-eigenaren en general manager, had ik individueel begeleid en de vier teams binnen de organisatie hadden een tweedaagse teamcoaching mee gemaakt. Een prachtig project waar ik veel heb mogen leren over mijzelf, mijn rol en mijn stijl als coach en organisatieadviseur en de kracht van Human Being Management.

Wat zegt dat over mij?

Ik ben ervan overtuigd dat de bewustwording van ingesleten en onbewuste patronen de meest belangrijke stap is naar duurzame verandering, om dingen echt anders te kunnen doen dan je ze deed. En terwijl ik die volzin uitspraak in het stuurgroep-overleg dacht ik: “Mooi gezegd, De Gouw, maar wat zegt dit nou over jou?”

Circle of Change: van zelfreflectie naar verantwoordelijkheid

In de individuele en de teamcoaching gaat het met name over de vraag: wat maakt dat je dingen doet zoals je ze doet? Anders gezegd: hoe ben je gevormd? Ik gebruik daarvoor de Circle of Change. Deze ontwikkelcirkel begint bij zelfreflectie en is de eerste stap naar echte duurzame verandering.

Hele wezenlijke vragen, waarbij de antwoorden kunnen helpen om tot een inzicht te komen dat het misschien ook anders kan. Dat het niet altijd op ‘jouw’ manier hoeft: je hoeft bijvoorbeeld niet iedere keer boos of verdrietig te worden als iemand jouw feedback geeft die je heel onterecht vindt. Je kunt nu een verduidelijkende vraag stellen waardoor je de feedback beter kunt plaatsen, doordat je nu inziet dat je zo reageerde omdat je je eigenlijk afgewezen voelde. Door de Circle of Change krijg je zicht op onbewuste patronen of drijfveren waardoor ze hun grip op jou verliezen en jij meer grip krijgt op deze patronen.

#1 in uitstellen

Ik heb zelf de neiging om te blijven hangen in zelfreflectie en daarmee wordt het voor mij een uitvlucht. Ik vermijd de actie. Het biedt me de mogelijkheid om vooral niet te hoeven denken aan datgene wat ik eigenlijk zou moeten doen, maar me vooral bezig te houden met de vraag: “wat maakt nou dat ik niet in beweging kom? Waar komt dat vandaan?” Het resultaat van mezelf continu deze vraag stellen is een diepe neerslachtigheid. Ik blijf vervolgens op mijn stoel zitten staren naar mijn beeldscherm en verval ik in het afstruinen van dumpert, het aanklikken van het volgdende youtube-filmpje en, in een plotselinge vlaag van surrogaat-productiviteit, in het mooier maken van dat ene knopje op mijn website. Ik kom geen steek dichterbij het vinden van een antwoord op de vraag: “wat maakt nou dat ik niet in beweging kom?” en ik kom dus ook niet in beweging.

Just do it!

Ergens weet ik dondersgoed wat de oplossing is en die is nog eens supersimpel ook. Ja, de oplossing is simpel, maar niet makkelijk. Ik ben, zoals zovelen, heer en meester in het vermijden van het doen van datgene wat ik eigenlijk zou moeten doen: het bellen van die ene klant, het bijwerken van mijn administratie of het voorbereiden van die presentatie. Ik stel heel graag uit. De oplossing om toch de juiste dingen te doen is:

Het gewoon te gaan doen.

Gewoon ergens beginnen en zo elke keer een stap blijven zetten. Deze les heb ik al eerder mogen leren en, zoals bij elke belangrijke levensles, leer je hem meer dan één keer. Het leven blijft net zolang aan je mouw trekken en zeggen: “Zie je nu wat hier gebeurt? Zal ik je het nog een keer leren?” Totdat je hem ook daadwerkelijk geleerd hebt.

HBM is ook structuur aanbrengen

De afgelopen 10 jaar ben ik veel bezig geweest met mijn persoonlijke ontwikkeling. Ik heb:

  • tientallen boeken gelezen over praktische methodes en tips, over gedragsveranderingen en over plannen en organiseren.
  • cursussen in timemanagement, persoonlijk leiderschap en projectmanagement gevolgd.
  • meerdere methodes bestudeert en tools ontwikkeld. Deze tools en methodes helpen mij om structuur te creëren in mijn leven.

De weekplanner

Een van de tools die ik wekelijks gebruik is mijn weekplanner. De weekplanner is, zoals de naam doet vermoeden, een tool die je helpt om overzicht te houden over je activiteiten en afspraken per week.

De weekplanner is een combinatie van verschillende methodes en de basisprincipes zijn afkomstig uit de boeken ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ van Stephen R. Covey en ‘Getting things done’ van David Allen. Ik heb de basisprincipes samengevoegd tot een compleet systeem waar deze weekplanner een onderdeel van is. De komende tijd ga ik mijn systeem verder uitwerken zodat ook jij dit kunt gebruiken en aanpassen naar een systeem dat voor jou werkt.

Hoe werkt de weekplanner?

De Weekplanner bestaat uit meerder onderdelen. Ieder onderdeel dient zijn eigen doel. De weekplanner is voor mij een onderdeel in mijn wekelijkse planning. Hieronder leg ik per onderdeel uit hoe ik ‘m gebruik. Voel je vrij om de weekplanner aan te passen en te gebruiken zoals jij wilt..

De hoofdlijnen

De planner bestaat uit 5 onderdelen:

  1. Mijn doelen voor 2019
  2. Rollen en doelen per week
  3. Planning voor die week, met:
    • Top 5 taken
    • Overzicht per dag per uur
  4. Slijp de zaag: Wat doe ik om mezelf te blijven ontwikkelen?
  5. Checklists

Mijn doelen voor 2019

Bovenaan de pagina staat “mijn doelen voor {jaartal}”. Hier vul ik mijn drie hoofddoelen voor dat jaar in. Dit helpt me om mijn doelen goed voor ogen te houden. Elke week zie ik deze doelen weer staan en stem ik mijn planning en activiteiten voor die week af op mijn doelen. Deze doelen komen ook terug in mijn logboek.

Rollen en doelen per week

In de linker kolom staat een kolom met jouw rollen en de belangrijkste doelen en taken voor die week per rol. Welke 5 rollen vervul je? En welke doelen heb je per rol voor die week? De rollen veranderen doorgaans niet veel en kunnen alles omvatten van echtgenoot tot manager van team X of zelfontwikkelaar. Deze laatste rol heb ik ook daadwerkelijk als één van de vijf rollen op mijn planner staan en krijgt per week zijn eigen doelen. Per week definieer ik ten minsten 3 doelen om mezelf weer een klein beetje verder te ontwikkelen. Want als je iedere week een klein stapje haal je uiteindelijk de top.

Planning voor die week

Onder mijn doelen voor dat jaar staan de dagen van de week en vervolgens per dag een keuzemenu waar ik die dag ben. Ik heb dit uitgesplitst in ’s ochtends en ’s middags. Op basis van mijn keuze uit het keuzemenu verandert de achtergrondkleur van mijn urenplanner zodat ik snel kan zien wanneer ik waar ben.

Links bovenaan de planner kun je het jaartal en weeknummer van die week invullen. Mijn planner begint op zaterdag, omdat ik mijn planning voor de volgende week op vrijdagmiddag maak. Dit geeft me de rust voor het weekend en het geeft me overzicht voor de komende week.

Onder de dagen van de week staat ook de “Top 5 Taken per dag”. Hier vul ik de top 5 taken per dag in. Ik bepaal deze dus al een week voordat ik ze uitvoer. Vervolgens pak ik mijn digitale agenda erbij en plan ik per dag mijn afspraken en eventuele reistijd. Ik plan mijn top 5 taken per dag. Ik print mijn planner voor de komende week uit en ik voeg ‘m vooraan in mijn ordner.

Slijp de zaag

Hier staan de vier hoofdgebieden waar ik mezelf voortdurend op wil ontwikkelen:

  1. Fysiek
  2. Mentaal
  3. Spiritueel
  4. Sociaal/Emotioneel

Voor ieder van deze vier gebieden stel ik mezelf een doel of activiteit die iedere week terugkomt. Voor ‘fysiek’ is dat bijvoorbeeld: ik sport minimaal 3 keer per week. En voor ‘spiritueel’ is dat: ik mediteer iedere ochtend 20 min voor mijn ontbijt.

Checklist

Rechts onderin staan een drietal checklists waar ik op terug kan vallen. De eerste is de checklist uit het boek ‘Getting things done’ van David Allen. Deze checklist helpt me om het proces van alles wat binnen komt: van e-mail tot huishoudelijke taken in mijn systeem te ‘vangen’ en te structureren. De tweede lijst komt uit ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ van Stephen R. Covey. Dit boek en deze lijst helpen mij om continu aan mezelf te blijven werken. Ook al zit het even tegen en voel ik me ongemotiveerd. De laatst checklist gebruik ik tijdens mijn wekelijkse review op vrijdag. Ik werk het lijstje van boven naar beneden af.

Deze checklist helpen me om weer terug te gaan naar de taak waar ik mee bezig was als ik afgeleid raak. Ze helpen mij focussen.

De week-review

Op vrijdag kijk ik naar afgelopen week: welke taken heb ik uitgevoerd? Wat is blijven liggen? En wat ben ik aan het uitstellen? Wat zijn mijn doelen voor dit jaar? En hoe is mijn status op elk van die doelen? Tijdens mijn wekelijkse review kijk ik naar alles wat binnen gekomen is, van mail tot nieuwe taken en post. En verwerk dit in mijn actielijsten, projectenlijsten of ‘wachten op’-lijst. Ik maak een planning voor de komende week en ik her-evalueer mijn missie.

En hou je dat dan ook écht vol!?

Onder het genot van een bak koffie liet ik mijn systeem zien aan een goede vriend en ik legde ‘m uit hoe de planner voor mij werkte. “En hou je dat dan ook écht vol!?” riep hij uit. Als ik heel eerlijk ben: nee, ook ik heb weken dat ik me niet aan mijn planning houd. En ik vrijdag geen tijd of zin heb om me netjes aan mijn systeem te houden. Of dat ik halverwege de ochtend tot de conclusie kom dat ik heel druk ben geweest met allemaal zaken die niet op mijn planning stonden. Dus, niet gevreesd als je weerstand ervaart als je aan de slag gaat met jouw eigen systeem. De kunst zit ‘m niet in het perfect uitvoeren van dit systeem en het systeem is niet heilig. Het is een hulpmiddel om op terug te vallen als je je ongemotiveerd of overweldigd voelt.

Op naar 2019!

Wat zijn jouw doelen voor 2019? En wat heb jij nodig om deze doelen te halen? Laat hieronder een berichtje achter.