Het grootste misverstand rond time management

“There is not enough time to do all the nothing we want to do.”

Bill Watterson

Tijd is, naast onze gezondheid, ons meest kostbare bezit. Niet geld, niet je huis, niet de mooie auto. Nee, tijd! Van geld kun je altijd weer meer maken, maar van tijd niet! Elke seconde die voorbij gaat, krijg je nooit meer terug. En toch geven we onze tijd uit alsof het niets is. We spenderen uren op Facebook, Netflix, Youtube, 9gag, Dumpert. Ja, ook ik ken ze allemaal en ook ik ben schuldig. En toch…. Tijd is mijn meest kostbare bezit.

Dat betekend dat time management de meest cruciale skill is die je kunt leren. Want wat nu als je beter met je tijd om zou gaan? En wat betekent dat eigenlijk ‘beter met je tijd omgaan’?

Time Management

Time management gaat niet over zoveel mogelijk je tijd vol plannen. Dat is het grootste misverstand: niet iedere minuut van je dag moet volgepland zijn. Je hoeft niet de hele dag bezig of vooral druk te zijn. In tegendeel, time management gaat over precies het tegenovergestelde.

Time management gaat over rust ervaren, structuur hebben en voldoening voelen. Het gaat over zo goed mogelijk je energie gebruiken en je focus behouden zolang als jij kunt. Twee eenvoudige maar niet altijd simpele opdrachten.

Effectief vs efficiënt

Het gaat dus niet over efficiënter werken, maar over effectiever werken. Dat is het verschil tussen hard werken en slim werken. En dat is het verschil tussen druk zijn en veel gedaan krijgen. Efficiënt werken betekent dat je iets goed doet, effectief betekent dat de juiste dingen doen.

Kleine disclaimer

Ik ben een hopeloze uitsteller, ik ben afgestudeerd in ‘procrastineren’ en ik ken alle toffe sites waar je uren op kunt rondstruinen en heerlijk je tijd kunt verdoen. Ik heb 1,5 jaar gedaan over mijn bachelor scriptie waar 3 maanden voor stond en waar ik vervolgens een magere 6 voor kreeg.

En tegelijkertijd kan ik op een dag bergen verzetten. De literatuurstudie voor mijn masterthesis, waar ik drie maanden over mocht doen, heb ik in nog geen drie weken geschreven. En dit leverde me een dikke 8,5 op. Ik ben dus niet roomser dan de paus. Ik ken de struggles. En ik weet wat het kost om met dit hopeloze uitstel gedrag aan te pakken.

Basisprincipes

Ik geloof niet in de quick-fix. Alles draait om jouw manier van werken te ontdekken en voor jezelf een systeem te ontwikkelen dat voor jou werkt. Om zo’n systeem te kunnen opzetten voor jezelf, is het van belang dat je de basisprincipes snapt.

In het kort zijn basisprincipes de onderliggende regels voor een bepaalde tactiek, strategie of systeem. Ik wil jou deze basisprincipes geven voordat ik je mijn tactieken geef, zodat jij in staat bent om jouw eigen tactieken te bepalen.

Manage je energie, niet je tijd!

Je kunt je dag letterlijk van minuut tot minuut vol plannen. Je kunt je agenda helemaal vol duwen met taken, doelen, afspraken en activiteiten. En dan aan het eind van de dag jezelf afvragen: Wat heb ik vandaag nu eigenlijk gedaan?

Jarenlang heb ik ook zo gewerkt. Ik ging ’s morgens naar mijn werk, mijn agenda stond ramvol met afspraken en ik had een to-do lijst waar je u tegen zei. Ik ging achter mijn laptop zitten, opende mijn e-mail en de nieuws-sites en begon bovenaan. Vervolgens popte een herinnering op dat het tijd was voor een vergadering en voor ik het wist was het lunchtijd. Ik at mijn lunch achter mijn bureau terwijl ik naar mijn overvolle to-do lijst keek en ik nog gauw aan dat ene project werkte, voordat ik naar de volgende meeting moest rennen.

Aan het eind van de dag voelde ik me leeg en dan had ik met een beetje mazzel nog een blok van 2 uur leeg in mijn agenda om dat ene rapport af te werken of die superbelangrijke mails te versturen. Op deze manier sleepte ik mezelf de dag door. Aan het einde van de dag was ik opgebrand.

Druk, druk, druk!

Ik was de hele dag druk geweest, had geen moment rust ervaren, ik voelde me overweldigd en had het gevoel dat ik niets onder controle had. Ik liep continu tegen deadlines aan en probeerde dan last-minute nog dat rapport af te raffelen. Kort gezegd dit was geen fijne manier van werken.

Dit moest toch anders kunnen? Ik merkte dat ik in de ochtend het meest uitgerust en gefocust was. Maar tegelijkertijd wilde mijn collega’s het liefst al om 8.00u de eerste vergadering inplannen.

De game-changer

Ik besloot dat mijn ochtenden vanaf nu heilig waren en ik blokte de ochtenden in mijn outlook-agenda, zodat mijn collega’s dat ook zagen. Ik nam een koptelefoon mee naar mijn werk en koos iedere ochtend 3 acties waar ik die dag mee aan de slag zou gaan. Ik blokte mijn middagpauze en ging met een paar collega’s wandelen. Afspraken, bellen en mailen werden verplaatst naar de middag. Ik deelde mijn plannen met mijn collega’s en leidinggevende door een autoresponder in te stellen op mijn email. Dit was een absolute game-changer!

Een mooi bijkomend voordeel was de interessante discussies die mijn aanpak opleverde. Mijn beide leidinggevende kwamen al snel naar me toe toen ze voor de eerste keer mijn auto-responder hadden gelezen. Ze waren geïnteresseerd in mijn aanpak, ik deelde waar ik tegenaan liep en hoe ik dit aan wilde pakken. De auto-responder was niet noodzakelijk, dachten ze, en ze gaven aan dat dit ook wel eens voor hen zou kunnen werken.

Ik legde ze uit wat mijn nieuwe routine was en dat die gebaseerd was op dit principe: Manage je energie, niet je tijd. En ik tekende mijn energiecurve:

Mijn energiecurve

Ik ben een ochtend mens. Ik sta graag vroeg op, liefst rond 6.00u. en ik ben het productiefst tussen 7:30 en 11.00u. Daarna kak ik altijd wat in en zo vanaf een uur 14.30u begin ik weer een beetje op te laden.

Mijn tweede piek ligt tussen 15.00u en 16.00u en daarna loopt het weer hard terug. Als ik echt geïnspireerd ben, heb ik nog een laatste piekje van 20.00 tot 21.00 waarin ik met name graag creatief en technisch bezig ben aan mijn website of een andere creatieve hobby.

Toen ik dit in begon te zien en mijn activiteiten ging afstemmen op mijn energie veranderde mijn productiviteit drastisch. Aan het eind van de dag was ik niet helemaal leeg en ik had het gevoel dat ik op een dag echt veel gedaan kreeg. Mijn ochtenden zijn sindsdien heilig voor mij.

In de ochtend doe ik mijn denkwerk, zoals schrijven, concepten en trainingen bedenken. Na 11.00u open ik mijn e-mail en werk mijn mails af. Daarna ga ik lunchen en als het even kan ga ik even liggen voor een powernap van maximaal 20 minuten. De middag is voor afspraken, bellen en mijn paarden trainen of lesgeven.

Eind van de middag gaat mijn koptelefoon op, youtube aan en terwijl ik eten kook, kijk mijn favoriete youtube kanalen of luister ik naar een audioboek. Na het eten, nog even een uurtje wat doen of gezellig met mijn vrouw op de bank nog even een serie op Netflix. En dan om 21.30 naar bed.

Bepaal jouw energiecurve!

Hierboven heb ik mijn energiecurve beschreven. Dit is wat voor mij werkt, maar het zou heel goed kunnen dat jij een compleet andere energiecurve hebt. Misschien ben je wel een avondmens en start je ’s morgens liever rustig op. En neemt jouw energie gedurende de ochtend geleidelijk aan toe om een piek te bereiken aan het eind van de middag. Met een tweede piek later op de avond.

De kunst is om te ontdekken hoe jouw energie zicht verdeelt over de dag en je activiteiten daarop af te stemmen.

Doe het volgende:

Als je ‘van de wagen valt’

Herinner je mijn disclaimer nog? Ik ben een master procrastineerder! En ik val ook regelmatig ‘van de wagen’. Dit gebeurt en niet getreurd (oe dat rijmt). Wees mild naar jezelf, sluit die browser/e-mail/app en ga rustig verder waar je gebleven was.